Ondanks dat digitale transformatie vaak hoog op de agenda staat, zijn er binnen veel organisaties nog processen die via papieren formulieren verlopen. Dit is een gemiste kans.
Na het omzetten van een papieren/pdf formulier naar een digitaal formulier kunnen de kosten van het omzetten vaak snel worden terugverdiend.
De voordelen van digitale formulieren
Papieren formulieren dragen bij aan veel onnodige kosten, inefficiëntie, kwaliteitsverlies en frustratie bij gebruikers. Vaak wordt de ernst hiervan onderschat. Om dit te illustreren zetten wij een selectie van problemen, die opgelost kunnen worden als een papieren formulier omgezet wordt naar een digitaal formulier, voor u op een rij:
- Tijd: Digitale formulieren hoeven niet meer uitgeprint en ingescand te worden en aangeleverde data hoeft niet meer overgetypt te worden in bijvoorbeeld een CRM systeem. Hiermee kan tijd en dus geld bespaard worden.
- Veiligheid: Papieren formulieren zijn foutgevoelig, kunnen makkelijk kwijtraken of zelfs in verkeerde handen vallen. Digitale formulieren dragen bij aan veilige en foutloze bedrijfsprocessen.
- Proces verbetering: Vaak is een formulier onderdeel van een workflow. Met een digitaal formulier kunt u automatisch vervolgacties, zoals het sturen van een bevestigings e-mail, instellen als een formulier beëindigd is. Met papieren formulieren moet dit handmatig worden geregeld.
- Gebruiksvriendelijkheid: Met digitale formulieren kunt u de gebruiksvriendelijkheid verbeteren door bijvoorbeeld informatie buttons, vooringevulde gegevens, een postcode-zoekveld of afhankelijkheden aan uw formulier toe te voegen. Met een papieren/pdf formulier is dit niet mogelijk.
- Optimalisatie: Online formulieren kunnen efficiënter worden geoptimaliseerd. Optimaliseer digitale formulieren op basis van een a/b test of wijzig een fout of onduidelijkheid in uw formulier direct. U hoeft niet bang te zijn dat er nog oude, eerder geprinte versies, van uw formulier in omloop zijn.
Een omzetting kan snel terugverdiend worden
Door een omzetting van een papieren/pdf formulier naar een digitaal formulier kunt u gebruiksvriendelijkere formulieren maken.
Dit draagt vaak bij aan een hoger conversiepercentage, wat resulteert in een hogere omzet.
Daarnaast bespaart u in materiaalkosten doordat formulieren niet meer uitgeprint hoeven te worden. Ook bespaart u in personeelskosten doordat u
het hele proces kunt automatiseren.
Zo ziet u maar dat de (verborgen) kosten en de gemiste omzet bij het gebruik van papieren/pdf formulieren hoog kunnen oplopen. Het is dus zeker de moeite waard
om eens te onderzoeken wat het u oplevert wanneer u, uw papieren/pdf formulieren laat omzetten naar digitale varianten!
Formulieren bouwen en beheren met NovuDialog
Als Novusoft hebben wij het NovuDialog platform ontwikkeld voor het effiënt bouwen en beheren van online formulieren. Met behulp van NovuDialog zetten wij uw papieren/pdf formulier om naar een online variant. Onze digitale formulieren dragen bij aan de kwaliteit, de veiligheid en efficiëntere bedrijfsprocessen. Ontdek in een demo sessie wat wij uw organisatie kunnen bieden.
NovuDialog demo